鳥栖市議会 2022-03-18 03月23日－07号
過程において各委員から、ふるさと寄附金に関し、ふるさと寄附金の見込み、全国的な寄附金の動向及び使途について、寄附金額を増額する方策及びビジネスとしての観点を持った取組について、高齢者の保健事業と介護予防の一体的な実施業務受託料に関し、事業の内容及び成果について、職員の育児休業者の見込み及び職場のサポートについて、過去文書ＰＤＦ化業務委託料に関し、必要性、効果及び今後の実施予定について、以前にマイクロフィルム
過程において各委員から、ふるさと寄附金に関し、ふるさと寄附金の見込み、全国的な寄附金の動向及び使途について、寄附金額を増額する方策及びビジネスとしての観点を持った取組について、高齢者の保健事業と介護予防の一体的な実施業務受託料に関し、事業の内容及び成果について、職員の育児休業者の見込み及び職場のサポートについて、過去文書ＰＤＦ化業務委託料に関し、必要性、効果及び今後の実施予定について、以前にマイクロフィルム
◎池田一善 総務部長 公文書の定義につきましては、佐賀市情報公開条例の第2条第2号において、職員が職務上作成し、または取得した文書、図画、写真、マイクロフィルム及び電磁的記録で組織的に用いるものとして保有しているものと規定いたしております。
県立図書館におきましては、マイクロフィルムに保存されている明治時代の新聞に掲載されていないか、また、明治６年以降の相知村長の日記の中に記載がないかを探してみましたが、残念ながら、羽熊についての記載を見つけることができず、由来がわかる資料などを確認することはできませんでした。 なお、相知町での古い写真の提供を呼びかけるなど調査を継続して行い、大正10年の羽熊の写真は確認することができたところです。
県立図書館においては、マイクロフィルムに保存されている明治時代の新聞に掲載されていないか、また、明治６年以降の相知村長の日記の中に記載がないかなど探してみましたが、残念ながら羽熊についての記載を見つけることができず、由来がわかる資料などを確認することは、現段階ではできていない状況でございます。
利活用につきましては、原本の劣化を防ぐためにも全ての史料をマイクロフィルム化し、その後、デジタル化するのが望ましいと考えます。しかし、全ての史料をマイクロフィルム化するには多大な費用を要しますので、今後、十分な検討が必要と考えております。
◆池田正弘議員 次に、文書の定義についてですが、文書規程の中の第3条第1項にですね、「本市において職務上作成し、又は取得した文書、図面、写真、マイクロフィルム、電磁的記録その他これらに類するもので、組織的に用いるものとして保管しているものをいう」、このようにあります。
これは今後、きょう、ここで議論していれば時間が足りませんので、また後々続けたいと思いますが、それとマイクロフィルム、ＣＤ等々の保存も、これは必ずしもパーフェクトじゃないんですね。湿度管理、温度管理等々も含めながら、非常に長い歴史的な目で見たときに、未来から見たときにですね、必ずしもパーフェクトじゃないと。その中で、いかにいい環境で保存するかというのが行政の役目と私は存じます。
このうち、デジタル撮影しＣＤ化されたものは３件にすぎず、マイクロフィルム化されたものも４件のみでございます。また、詳細な目録が作成されているものは６件のみで、これに加えて一般の人が読めるような活字化され解読されているものはなく、わずかに手書きで書きとめられておるものが一部あるだけでございます。 以上でございます。 ○議長（進藤健介君） 石﨑議員。
今後、こういうものがあり得るかということは、現在、マイクロフィルムに永久文書はどんどんとって、紙は捨てておりますので、保存スペースを理由に保存年限を短くして廃棄するということはあり得ないというふうに考えております。 ○議長（前田教一） 樋渡議員。 ◆12番（樋渡雅純） わかりました。 特に、永久文書の見直しに当たっては、ぜひ慎重にお願いしたいと思っております。
歴史的文書を閲覧する場合は、原本の破損や劣化を防ぐために、マイクロフィルム化やＰＤＦ化した文書を閲覧する仕組みとなっており、年間100人から200人の方が利用をされていると伺っております。 県と同様の事業を実施した場合、当然、職員の人件費に加え、マイクロフィルム化やＰＤＦ化の費用、これが新たに発生をしてまいります。
まず、総務費の一般管理費につきましては、昨年に引き続き緊急地域雇用創出基金事業を活用して、保存文書のマイクロフィルム化等のための業務委託経費 2,987万 4,000円が計上されております。 広報費につきましては、広報紙等の発行に要する経費のほか、国際交流、男女共同参画に係る経費が計上されております。
次に、社会教育総務費の 943万 4,000円のうち報償費 207万 4,000円は、市史編さんの執筆者への執筆料及びＩＴ講習会の講師謝金などであり、委託料 523万 2,000円は宗家の古文書のマイクロフィルム化に伴う委託料であります。 公民館費の235万4,000円は地区公民館管理費の委託料であり、体育施設費の202万2,000円は市民球場の照明灯の取りかえ費用などであります。
まず、総務費の一般管理費につきましては、緊急地域雇用創出基金事業を活用して保存文書のマイクロフィルム化等のための経費及び旧佐賀県薬業指導所敷地等購入のための経費7,100万円などが計上されております。 秘書費につきましては、市長公用車を買いかえる経費等が計上されております。
また、文書保存としてマイクロフィルムの撮影委託料が全体で年間 1,300万円計上されているのは時代に逆行するのではないか、デジタル媒体として保存すべきではないかという質問に対し、国の動向もデジタル化に向かっており、保存の方法について検討するという回答でしたが、どのように検討されたのか。 また、来年もマイクロフィルム化に予算を計上されるのか、伺います。
これに対し、委員より、国は電子政府を2003年度に実現することを目標としており、フロッピーディスクや紙ベースのものはすべて電子化していくという考え方に変わっていることや、市の重要な情報の一つである住民基本台帳もデジタル化されている状況で、マイクロフィルムにしなければならない必然性があるのかとの質問に対し、当局より、永久保存文書は証拠能力が必要であり、本市では、過去の判例等を照らし合わせたところ、マイクロフィルム
それに対する市の回答は、法的証拠能力などの問題で、また原本保存が理想であるという理由でマイクロフィルムでの保存とし、ＣＤ−ＲＯＭや光ディスクでの保存も研究していきたいというものでした。
例えば、３月の12年度予算の中で書類のマイクロフィルム撮影委託料が 1,050万円計上されています。永久保存文書を処理するためのものということでありましたが、それを見て素朴な疑問だったのは、なぜ今この時期にマイクロフィルムでの保存なのかということでした。
これまでの全国的な条例制定の流れの中で、1982年に我が国で初めて山形県金山町で制定された公文書公開条例を初め、公文書や行政文書公開条例という名前が多かったわけですが、開示すべき情報の内容も純然たる文書にとどまらず、図画、写真、マイクロフィルム、磁気テープなどと広がってくるにつれ、情報公開条例という名称を採用するのが一般的となってきましたし、佐賀市もその立場であろうと思います。
これらの問題点とファイリングシステム基本構想などの提案をもとに、文書管理システム改善を全庁的に検討し、文書分類項目の統一化、ファイリングシステムの構築、永久文書のマイクロフィルム化など実施してまいりたいと考えているところでございます。何分行政における文書の量は膨大で、種類も多種多様なものであり、また、全庁的な取り組みとなることから、若干の時間がかかるのではないかと考えております。
このような中で、文書の管理システムにつきましては、ファイリングシステム、またはマイクロフィルム化とともに、文書の保存の詳細な分類の方式、迅速な文書検索システムの構築並びに文書保管の一括管理等について、県内他市の事務担当者などとの協議等も行いながら、これまで調査研究をしてきたところでございます。